Asesorías y consultorías

Profimática le ofrece servicios de asesoría, consultoría y desarrollo tecnológico, de alto valor añadido, en campos como estrategias de impresión, gestión documental, o informática y nuevas tecnologías. Para ello contamos con un equipo de profesionales y partners especializados en estos campos para poder ofrecerle a nuestro clientes soluciones integrales, desde la estrategia y conceptualización, hasta el desarrollo e implantación final de la solución.

 

Asesoría Soluciones Impresión (OPS)

El aluvión de documentos importantes continúa creciendo, las necesidades han cambiado y la tecnología ha avanzado. Muchas empresas aun utilizan una mezcla de equipos para impresión y captura de imágenes que no compatibilizan bien, y por ello no se optimizan, se mantienen o se gestionan de manera que puedan estar al día con la exigente demanda actual de información.

¿Sabe exactamente cuántos documentos se producen diariamente en su empresa?

¿Conoce el coste que le ocasiona la creación de estos documentos?

Pocas empresas conocen exactamente el coste de la creación y administración en la producción de sus documentos. Además de los costes de adquisición, mantenimiento, reparación de los equipos, consumibles y papel, hay un factor muy importante que no se suele tener en cuenta como es el tiempo y esfuerzo del personal.

Profimática tiene la solución perfecta: nuestros Servicios Optimizados de Impresión (OPS), que combinan la asesoría, la implementación de hardware y software, la gestión del flujo de trabajo y servicios y el suministro automático; todo ello para que pueda reducir costes de impresión y mejorar la eficiencia de sus flujos de trabajo. 

El concepto OPS se centra en ajustar su parque de producción de documentos, optimizando sus procesos corporativos, reduciendo la carga de trabajo de soporte, estableciendo unas pautas fijas. Usted necesita minimizar sus costes totales de propiedad y reducir el impacto medioambiental de su infraestructura de impresión, a la vez que necesita beneficiarse de las mejoras continuas en el servicio. El OPS de Profimática propone servicios de gestión de impresión, combinando tres aspectos fundamentales para proporcionarle flexibilidad desde el primer momento.

Asesoramiento en soluciones de impresion

Consultoría

Comenzamos analizando la infraestructura de impresión actual, los procesos y los flujos de trabajos implementados, relativos a escaneos, a impresión, archivo y externalización, por ejemplo.

Lo que detectamos ayudará a señalar de forma exacta sus oportunidades para optimizar la productividad en su empresa, así como un ahorro generalizado en costes, energía y papel. Trabajaremos estrechamente con usted para proponerle una solución adecuada para el parque de equipos según las necesidades actuales de su negocio. Dependiendo de lo que necesite, incluiremos medidas para optimizar la seguridad y la protección tanto para sus documentos como para los equipos, con opciones múltiples de autenticación de usuarios, rastreo de cuentas, encriptado de datos y seguridad en red.

Implementación

En esta fase, migraremos su infraestructura de salida de documentos a la solución optimizada.

Nuestro sistema, asegura el máximo control a la vez que garantiza una interferencia mínima con sus actividades diarias. Incluso más importante para el éxito de su proyecto de optimización de impresiones: le ayudamos a diseñar y ejecutar la promoción interna y la campaña de sensibilización, para asegurar la aceptación de los usuarios y su total familiarización con los beneficios corporativos que su negocio persigue.

Gestión

Desde el primer día, nos aseguramos de que sus equipos funcionen al máximo rendimiento. Nuestro equipo le ofrece un apoyo de primera clase para toda su infraestructura, incluyendo lecturas automáticas de contadores, mantenimiento proactivo y entrega de consumibles siempre a tiempo.

La monitorización remota reduce sus costes administrativos y libera a su personal informático, permitiéndole centrarse en los objetivos realmente importantes de su negocio. También permite identificar de manera sistemática futuras oportunidades de mejora para sus servicios de impresión y soluciones para documentos, adaptandose a las necesidades cambiantes de su empresa. Teniéndonos a su lado puede beneficiarse de las iniciativas de Konica Minolta para reducir el consumo, la contaminación y el reciclaje efectivo de los consumibles.

¿Que ventajas obtiene usted?

  • Transparencia total del parque de equipos y del rendimiento del servicio.
  • El Flujo de trabajo de los documentos, se adapta a las necesidades y objetivos de su negocio.
  • Estrategia de proveedor único, permite un único punto de información para todos los modelos.
  • Adaptación progresiva de activos, servicios y costes de propiedad, de acuerdo a sus necesidades de negocio cambiantes.
  • Máximo control con mínimo esfuerzo.
  • Reducir el número de dispositivos de impresión.
  • Todos los equipos con mantenimiento (pago por uso).
  • Eliminar los equipos obsoletos, sin funcionalidades avanzadas.
  • Sustituir las impresoras de chorro de tinta.
  • Simplificar las facturas y los contratos
  • Reducir el tiempo de dedicación a la gestión de los equipos (dto. IT).
  • Implantar políticas de impresión.
  • Incrementar la seguridad y control.
  • Mejorar el aprovechamiento de los equipos actuales.
  • Eliminar la compra y almacenamiento de consumibles
  • Servicios optimizados y usuarios satisfechos con el mínimo coste.
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Consultoría Documental

Hoy en día la empresa desarrolla su actividad en un entorno cada vez más complejo y competitivo, en el que debe concentrar todos sus esfuerzos y recursos en agilizar la toma de decisiones y adoptar las mejores soluciones en cada caso concreto.

La gestión eficaz del Sistema de Información de la compañía adquiere un peso específico cada vez más significativo dentro de la política corporativa de cualquier organización. Por ello necesitamos de herramientas que especialicen el tratamiento de la Información para que su negocio sea más rentable y competitivo.

Ponemos a su disposición personal especializado en Gestión Documental, que oriente y conduzca las actuaciones necesarias para conseguir una racionalización de la misma en su empresa. Mejorando los flujos de trabajo, simplificando y automatizando las tareas diarias, obtenemos una importante sostenibilidad administrativa.

Asesoria Documental. Gestión Documental

Nuestras funciones:

  • Analizar y definir estructuras de información.
  • Diseñar los criterios de organización orientados a su archivo.
  • Estudio por departamentos de tipologías documentales.
  • Definir la duración del ciclo de vida de cada documento.
  • Determinar las condiciones para proceder al expurgo de cada tipo de documento.
  • Definir el cuadro de clasificación basándose en la estructura de la compañía.
  • Establecer un lenguaje controlado capaz de identificar el contenido de los distintos documentos.

¿Que beneficios obtiene?

Entre las mejoras más claras que supone la Gestión Documental se cuentan las siguientes:

  • Mejora y optimización de procesos documentales.
  • Reducción de los tiempos de consulta de la documentación.
  • Reducción de los costes de archivo: el espacio de archivo físico puede reducirse hasta un 80%.
  • Reducción en los tiempos de recuperación de un documento: el documento está perfectamente catalogado y organizado, con lo que su recuperación es inmediata.
  • Toma de decisiones más veloz y con la información más adecuada en cada momento.   
  • Mejora de atención a los clientes, tanto internos como externos, ya que al disponer de la información de forma rápidamente accesible es posible solucionar de manera ágil cuestiones relacionadas con una consulta de un cliente.
  • Reducción de costes legales: la imposibilidad de localizar documentación sensible o de alto valor contractual puede derivar en elevados costes legales por incurrir en demandas y otros procesos legales.
  • Reducción de costes de acceso a la documentación.
  • Incremento de la satisfacción de los usuarios internos por agilizar sus procesos de trabajo.
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Consultoría Informática

La consultoría es el pilar principal de cualquier proyecto, gracias a ella podrá mejorar de forma eficiente y personalizada los procesos de su empresa, gestionar mejor su tiempo e integrar el día a día con los beneficios que aportan las Nuevas Tecnologías.

Mediante nuestros servicios de consultoría le ayudamos a diseñar infraestructuras y sistemas adaptados a las últimas técnologías, cubriendo sus necesidades y obteniendo el mejor retorno de inversión en forma de productividad y ahorro de coste.

Una infraestructura sólida, fiable y modular es la condición indispensable para integrar fácilmente las nuevas tecnologías y adaptarse a la constante evolución de las actividades de la organización.

Asesoramiento informático

Puntos de analisis y recomendaciónes de mejora

Disponemos de un equipo de profesionales que le asesorarán en todo lo relacionado con su parque informático. Desde la adquisición de Hardware o software, hasta la seguridad y vulnerabilidad de su sistema, para ello debemos analizar su parque informático con el fin de conocer su infraestructura técnica y poder detectar sus puntos débiles y necesidades, para la optimización de sus sistemas. Este estudio, que incluye además una auditoría de su sistema, permite a nuestro personal técnico recopilar toda la información de su red (servidores, software instalado y demás infraestructura), que nos permitirá:

  • Realizar un diagnóstico inicial.
  • Determinar el nivel de alineamiento entre su infraestructura informática y las necesidades reales de su empresa.
  • Asesorarle en Seguridad de datos, recomendando el uso de diferentes tipos de sistemas de backup, antivirus, etc...
  • Diseñar la estrategia idonea según el caso, de forma que le permita moverse progresivamente a la nube,  sin riesgos y de forma segura.
  • Diseño, implantación y ampliación de redes mediante Directorio Activo, ADFS, VPN', TMG (Firewall),...
  • Virtualización de servidores.
  • Nubes privadas o públicas (virtualización y automatización).
  • Asesorarle en la adquisición de nuevo hardware.

Tras el análisis, nuestro personal le informará y asesorará sobre las medidas correctivas y preventivas que hubiera que llevar a cabo para poder alcanzar el objetivo de que su sistema informático tenga el máximo rendimiento con el mínimo coste.

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